Väderstad ABs Integritetspolicy för medarbetare

Väderstad AB:s Integritetspolicy för medarbetare

Väderstad AB (VAB) är personuppgiftsansvarig för medarbetares personuppgifter. Följande skrift ger information om insamling, behandling, lagring och delning av personuppgifter avseende medarbetare. Detta inkluderar nuvarande, tidigare och kommande medarbetare oavsett anställningsform, liksom inhyrd arbetskraft. Vi värnar om din personliga integritet och strävar alltid efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. 

Tvingande lagar och förordningar måste alltid följas och har företräde vid konflikt eller avvikelse från denna policy. Ändringar i denna policy kan komma att ske, senaste versionen står alltid på dokumentet. Om du har frågor kring behandlingen av dina personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som finns i slutet av skriften. 

Vad är en personuppgift och en personuppgiftsbehandling?

En personuppgift är ett omfattande begrepp och är allt som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Det kan vara namn, personnummer, telefonnummer, adress, bild och ljudupptagning. Personuppgiftsbehandling är också ett omfattande begrepp och kan innefatta inhämtning, lagring, ändring, bearbetning, delning, organisering och gallring av personuppgifter. Det anses vara en behandling oavsett om behandling sker automatiserat eller inte. 

Vilka personuppgifter behandlar vi? 

Personuppgifter kan samlas in vid rekryteringsprocessen, vid påbörjande av anställning och löpande under anställningen. VAB kan komma att behandla nedanstående kategorier av personuppgifter om medarbetare:

  • Namn, personnummer, adress, andra privata kontaktuppgifter, utbildning, referenser och andra uppgifter som du delar med dig av i CV och Personligt brev eller som lämnas i rekryteringsprocessen. 
  • Anställningstid, befattning, kostnadsställe, avdelning, löneuppgifter, medlemskap i fackförening, hälsoinformation, frånvaro, arbetstid, semesterhantering och andra uppgifter som krävs för hantering av anställningen. 
  • Personlighetsdrag, arbetsprestation, kompetenser, uppföljning, och andra uppgifter som kan krävas för personalhantering och HR-specifika personuppgifter. 
  • IP adresser, användarnamn för inloggning av system inom VAB, jobb e-mail och telefonnummer, och andra typer av personuppgifter som loggas vid utnyttjande av datasystem och nätverk.

Vilka ändamål har vi för behandling av personuppgifter?

VAB kan komma att samla in och behandla medarbetares personuppgifter för nedanföljande ändamål. Förteckningen är inte uttömmande men avser att ge en generell bild över VAB:s behov av att behandla nuvarande, kommande och tidigare medarbetares personuppgifter. 

  • Rekrytering, kompetensutveckling, karriärplanering och utveckling, utvärdering och uppföljning av arbetsprestationer.
  • Administration och hantering av anställning, upprätthållande av personalregister.
  • Intern arbetsledning, planering och hantering av arbetsstyrkan, behov av och tillgång till olika resurser, projektbemanning och resursallokering.
  • Hantering av förmåner, löneutbetalning, ersättningar, skatter och försäkring.
  • Hantering av affärsresor, reseförsäkring, utstationering och andra affärsresor.
  • Förse medarbetare med tillgång till bolagsinterna informationssystem och andra resurser, understödja säker, trygg och effektiv användning av interna informationskanaler som e-post och andra internet- eller telefonibaserade tjänster. 
  • Säkerställa att affärskritisk information och VAB:s övriga tillgångar är säkra och skyddade.
  • Finansiell planering, rapportering, upprättande av budget och analys.
  • Hälsa och arbetsmiljö.
  • Följa upp tillämpning av interna policys och andra bestämmelser, skydda VAB:s egendom, såväl fysiska som immateriella rättigheter, förebygga bedrägerier och andra olagliga aktiviteter.
  • Hantera arbetsrelaterade tvister och klagomål, t.ex. ersättningskrav, agera i enlighet med andra tillämpliga rättsliga förpliktelser som VAB kan ha genom arbetstagarens anställning på VAB.

Vilken rättslig grund finns för behandling? 

Den rättsliga grunden för behandlingen av nuvarande, tidigare och kommande medarbetares personuppgifter är i de flesta fall fullgörande av anställningsavtalet. Den rättsliga grunden utgörs även av att VAB till följd av lag, kollektivavtal eller andra bestämmelser är förpliktat att behandla personuppgifter på visst sätt, som t.ex. i förhållande till Skatteverket, försäkringsbolag eller registrering av arbetstid etc. 

Den rättsliga grunden kan även utgöras av att Väderstad efter en intresseavvägning har rätt att utföra behandlingen. Därutöver kan vi också komma att behandla personuppgifter med stöd av medarbetarens särskilda samtycke.

Om behandlingen krävs för att fullgöra ett avtal eller en rättslig förpliktelse kan medarbetaren inte motsätta sig behandlingen. Om behandlingen sker efter en intresseavvägning prövas en invändning mot behandlingen i det enskilda fallet. 

Hur skyddar vi personuppgifter och vilka har tillgång till dem?

VAB tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot exempelvis förlust, missbruk och obehörig åtkomst. 

Väderstad kan lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden, andra bolag inom koncernen eller tredje part som beskrivs nedan i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar. 

  • Till mottagare inom koncernen för att möjliggöra global hantering av personuppgifter för ovan nämnda ändamål.
  • VAB kan anlita personuppgiftsbiträden för affärssyften som en del av sin normala verksamhet, som till exempel att lägga ut hantering av medarbetares löner eller IT-drift eller företagshälsovård på extern leverantör. I sådana fall kommer VAB att kräva att personuppgiftsbiträdet använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda medarbetares personuppgifter och för att behandlingen av medarbetares personuppgifter endast sker i enlighet med bolagets instruktioner.
  • Till myndigheter om VAB har en förpliktelse att göra så eller om vi behöver skydda sina eller tredje parts rättigheter.
  • Till tredje part i samband med försäljning eller annan överföring av del av VAB:s verksamhet. 
  • Till tredje part i samband med nödfall där hälsa och säkerhet för anställd eller annan person är i fara.
  • Till tredje part för att tillvarata VAB:s rättigheter, t.ex. i samband med arbetsrättslig tvist.
  • Till myndighet och/eller arbetsgivarorganisation för lönestatistik.

Hur lagrar och gallrar vi personuppgifter?

VAB kommer att behandla och lagra medarbetares personuppgifter under så lång tid som det är nödvändigt i förhållande till de ändamål som uppgifterna insamlats för. Som exempel sparas personuppgifter från rekryteringsprocesser i 2 år enligt gällande diskrimineringslag. 

Vissa personuppgifter kommer att raderas då anställningsförhållandet upphör. Andra personuppgifter kommer att lagras under en längre tid eftersom det finns en rättslig förpliktelse för VAB att behålla personuppgifterna, som för att upprätta ett arbetsgivarintyg eller för att styrka att korrekta skatteavdrag gjorts alternativt att VAB behöver uppgifterna för att tillvarata sina rättigheter. Efterhand som möjligheterna att rikta krav mot VAB löper ut (preskription) kommer uppgifterna att gallras ut. VAB kan även ha behov av att spara personuppgifter som hänger samman med särskilda projekt och kan därför behöva sparas under tiden som projekten pågår. 

Vissa personuppgifter kan komma att sparas under en längre tid, som exempel sparas uppgift om anställningstid till dess att anställd uppnått pensionsålder enligt anställningsskyddslagen. Underlag för inbetalningar till pensionsförsäkringar kan sparas så länge medarbetaren är i livet.

Vilka rättigheter har du som registrerad? 

Nuvarande, tidigare och kommande medarbetare har bland annat rätt att få tillgång till sina personuppgifter. Tillgången innebär att du kan få reda på hur just dina personuppgifter behandlas. Vi är transparenta med vår behandling av personuppgifter och denna integritetspolicy för medarbetare visar öppet på vår behandling av personuppgifter. Om du önskar mer insikt i behandlingen av just dina personuppgifter kan en sådan begäran skickas till gdpr@vaderstad.com. Tänk på att vi kan komma att fråga om ytterligare uppgifter för att tillförsäkra oss om att uppgifter lämnas till rätt person och för att hanteringen av begäran ska vara effektiv.

Om dina personuppgifter är felaktiga kan du som registrerad kräva rättelse av dessa. Registrerade kan också invända mot behandling om den grundar sig på intresseavvägning eller direktmarknadsföring. Det finns rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter, kräva att behandling av personuppgifter begränsas eller kräva radering av sina personuppgifter som behandlas av VAB i enlighet med de rättigheter som följer av lagstiftning om dataskydd. Dessa rättigheter kan begränsas av andra bestämmelser i dataskyddslagstiftningen eller om ett sådant krav skulle vara olämpligt i ett enskilt fall, t.ex. beroende på en pågående utredning om olämpligt agerande. Medarbetaren har också rätt att återkalla samtycke som lämnats för viss behandling av personuppgifter. 

Medarbetaren kan ha rätt att överföra sina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning är att överföringen ska vara teknisk möjlig och kan ske automatiserat. 

Kontaktuppgifter 

Medarbetare kan få mer information om hanteringen av personuppgifter genom närmaste chef, HR eller Dataskyddssamordnare som företräder VAB i frågor som rör hantering av personuppgifter och kan nås via gdpr@vaderstad.com.

Personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter är Väderstad AB, org. nr. 556944-2808, Box 85, 590 21 Väderstad. Detta innebär att Väderstad  AB ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Medarbetare har rätt att vända sig till Datainspektionen med klagomål avseende behandlingen av deras personuppgifter. 

Ändringar i denna policy

Väderstad förbehåller sig rätten att uppdatera eller ändra denna policy när som helst. Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi senast 30 dagar innan ändringen träder i kraft att publicera en ny version på vår webbplats.

Senast uppdaterad: 2018-05-23